「登記名義人と被相続人の同一性を証明できない場合の上申書」と「他に相続人がいないことを証明する上申書」について

どのような場合に上申書が必要となるのか

上申書は、すべての相続登記において必要となる書類ではありません。
むしろ、通常は必要ではないのですが、例外的な場合においてのみ添付する書類です。

主にふたつのケースで上申書を添付することとなります。
ひとつは「不動産登記名義人と被相続人の同一性を証明できない場合の上申書」、もうひとつは「他に相続人がいないことの証明ができない場合の上申書（廃止）」です。

１.不動産登記名義人と被相続人の同一性を証明できない場合の上申書

相続登記の申請書には通常、被相続人の住民票の除票（または戸籍の附票）を添付します。
添付する趣旨は、被相続人と不動産の登記名義人（所有者）が同一人物であることを証明するためです。
被相続人の住民票の除票に記載されている住所が、登記簿に記載されている住所と一致することで、不動産の登記名義人と被相続人が同一人物であるということが証明できるというわけです。

しかし、住民票や戸籍の附票には保存期間が定められており、通常は「転出等により除票となってから5年」で廃棄されますので、5年以上前に亡くなった方の相続登記の場合などには、保存期間切れで発行してもらえない場合があります。

また、登記簿に記載されている住所（＝所有権を取得したときの住所）が、亡くなったときの住所と異なっているときには、その従前の住所を、住民票や戸籍の附票で証明する必要がありますが、この従前の住所を証明する住民票や戸籍の附票についても、保存期間を経過して発行ができない場合があります。

このような場合（被相続人と登記名義人の住所の同一性を証明する住民票や戸籍の附票が提出できない場合）に、相続人全員から「不動産の登記名義人は被相続人と同一人物で間違いありません」という内容の「上申書」を提出することで同一性を証明して、相続登記を進めてもらうことができます。

登記名義人と被相続人の同一性を証明できない場合の上申書の記載例

上申書が必要とならないケース

このように、被相続人と登記名義人の同一性を証明する住民票や戸籍の附票が提出できない場合に上申書の提出が必要となることがありますが、以下の資料のいずれかが提出できるなら、上申書は不要です。

・所有権に関する被相続人名義の登記済証
・登記簿上の住所が本籍として記載された戸籍謄本

以前は、登記済証（いわゆる権利証）と上申書両方の提出が必要とされることもありましたが、平成29年3月23日法務省民二第174号法務省民事局長通達により、被相続人と登記名義人の住所の同一性を証明するための書類としては、登記済証を提出すればその他の書類は不要となりました。

こちらの法務省の「未来につなぐ相続登記」のページでも説明されていますが、少しずつ相続登記の手続きがシンプルに、簡素化されてきています。

２.他に相続人がいないことの証明ができない場合の上申書

もうひとつのケースとして、相続関係を証明する除籍等が保存期間を経過して発行できない場合という場合にも上申書を提出していましたが、こちらの取り扱いは廃止されました（平成28年3月11日法務省民二第219号法務省民事局長通達）。
今後は上申書の提出は必要なく、「除籍等の謄本を交付することができない」旨の市町村長の証明書を提供すればよいということになりました。

除籍等が発行できない場合に上申書の提出が求められていたのは、除籍等が発行されないことにより、法定相続人が特定できず、他に相続人がいる可能性が排除できないため、相続人全員から「他には相続人はいません」という上申をする、という趣旨でした。

この取り扱いが変更されたのは、「戸籍が廃棄されているが相続人全員から上申書をもらいにくいために相続登記ができない」ということがないように、スムーズに相続登記ができるようにという趣旨、つまり相続登記を促進する趣旨で取り扱いが緩和されたものと思われます。

他に相続人がいないことの証明ができない場合の上申書の記載例